Organizacje pozarządowe podejmują czasem współpracę z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Kiedy można zawrzeć z taką osobą umowę zlecenia lub o dzieło, a kiedy trzeba rozliczyć się za pomocą faktury lub rachunku? Która forma jest wygodniejsza, czy któraś jest obowiązkowa? Kto odpowiada za jej wybór?
Naszemu stowarzyszeniu zdarza się zlecanie wykonania różnych zadań (będących przedmiotem umowy zlecenia lub umowy o dzieło, umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich) osobom, które prowadzą działalność gospodarczą („samozatrudniają się”). Czy możemy rozliczyć się z tą osobą w ramach jej działalności gospodarczej (wystawi nam fakturę), czy lepiej poprzez umowę o dzieło (zlecenia)? Kiedy i jakie wybrać rozwiązanie, czy obowiązuje tu dowolność, czy nie, i jak praktycznie wyglądają wtedy takie rozliczenia? Na kim spoczywa odpowiedzialność za wybór formy rozliczenia – czy rozliczamy się faktura czy umową, i jakie mogą być tego konsekwencje?
W świetle obowiązujących przepisów fundacje i stowarzyszenia mogą rozliczyć się ze współpracownikami mającymi zarejestrowaną działalność gospodarczą na podstawie: faktury (jeśli przedsiębiorca jest płatnikiem VAT) lub rachunku (jeśli nie jest płatnikiem VAT).
Zastrzeżenia dotyczące formy rozliczenia mogą wynikać z warunków określonych przez instytucje przyznające dotacje. Jeżeli jedyną formą rozliczenia dopuszczaną przez podmiot finansujący jest umowa zlecenie lub umowa o dzieło, wydatek z budżetu pokryty na podstawie faktury lub rachunku zostanie uznany za niekwalifikowalny. Uregulowanie dotyczące tej kwestii znajdziemy w umowie między NGO a dotującym, czasem jest ono określone już w warunkach konkursu i w obowiązujących wytycznych.
Zastrzeżenia mogą też wynikać z rodzaju wykonywanej pracy, o czym dalej.
Jak praktycznie wygląda rozliczenie NGO ze współpracownikiem?
W przypadku umów o dzieło i umów zleceń rozliczenie odbywa się na podstawie umowy i rachunku (faktury). Wszystkie obowiązki związane z uregulowaniem zobowiązań wobec ZUS (np. zgłoszenie do ZUS, opłacenie składek) i urzędu skarbowego ciążą na organizacji. Kwota wypłacana zleceniobiorcy lub wykonawcy dzieła po wykonaniu zadania jest kwotą netto (kwotą po potrąceniu składek na ubezpieczenie oraz podatku dochodowego od osób fizycznych). Organizacja ma także obowiązek przesłania wykonawcy lub zleceniobiorcy do końca lutego następnego roku PIT-11 (informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy).
Przedsiębiorcy, w zależności od rodzaju i zakresu prowadzonej przez siebie działalności, wystawiają rachunki lub faktury. Rachunek (faktura) wystawiony przez współpracownika – przedsiębiorcę różni się od rachunku wystawionego przez współpracownika – osobę fizyczną, tym że ten pierwszy zawierać będzie dane jego firmy, a ten drugi dane tej osoby. W praktyce oznacza to, że odpowiednio do stanu współpracownik podaje do umowy numer PESEL (osoba fizyczna) lub numer NIP (przedsiębiorca). Ponadto ten drugi będzie zawierał także wyliczenie składek i podatku do potrącenia.
Niezależnie od tego, czy przedsiębiorca wystawił rachunek, czy fakturę, organizacja wypłaca przedsiębiorcy całą kwotę wskazaną na fakturze lub rachunku. Wszystkie obowiązki związane z uregulowaniem zobowiązań wobec ZUS i urzędu skarbowego ciążą w takim wypadku na przedsiębiorcy. On sam wylicza od tego podatek i opłaca sam swoje składki ZUS.
Niezależnie od wystawionego rachunku lub faktury, organizacja pozarządowa przystępująca do współpracy z przedsiębiorcą także może podpisać umowę obejmującą warunki wykonania zadania przez przedsiębiorcę. Warto to zrobić szczególnie wtedy, gdy zamawiamy dzieło (w rozumieniu ustawy o prawie autorskim), np. napisanie tekstu książki, wykonanie zdjęć, projektu strony internetowej, i chcemy mieć jasność, że przedsiębiorca przekazał nam prawa autorskie. W takiej umowie muszą znaleźć się wszystkie dane firmy przedsiębiorcy. Osoby, z którą nawiązujemy współpracę na podstawie takiej umowy nie trzeba np. zgłaszać do ZUS, tak jak czynimy to w przypadku np. umów zleceń.
To, która forma współpracy jest wygodniejsza zależy od wielu aspektów. Zatrudnienie przedsiębiorcy upraszcza w znacznym stopniu działania organizacji – nie musi dokonywać czynności związanych ze zgłaszaniem współpracownika do ZUS i wyliczaniem oraz odprowadzaniem za niego składek.
Czy przedsiębiorca ma wybór przy wyborze formy rozliczenia?
Przedsiębiorca może wystawić rachunek lub fakturę tylko na usługi, które obejmuje jego działalność. Zakres usług przedsiębiorca zgłasza do urzędu w momencie rejestracji działalności (np. działalność fotograficzna). W pozostałym zakresie osoba prowadząca działalność nie może wystawiać rachunków – może wtedy podejmować współpracę tylko na podstawie umów zleceń lub o dzieło (tzw. działalność wykonywana osobiście zgodnie z ustawą o podatku dochodowym).
Jedną z dyskusyjnych kwestii jest to, czy i w jakich okolicznościach, osoba prowadząca działalność w pewnym obszarze, może w tym samym obszarze podejmować także współpracę w ramach umów zleceń lub o dzieło (np. działalność fotograficzna raz na umowę o dzieło, a raz na fakturę)? – Przepisy podatkowe wprowadzają zakaz wykonywania w ramach działalności wykonywanej osobiście tych samych czynności, które są przedmiotem działalności gospodarczej – wyjaśnia Rafał Styczyński, doradca podatkowy. – Przedsiębiorca nie ma możliwości wyboru. W ustawie o PIT są wymienione źródła przychodu jednym z nich jest umowa zlecenia i dzieło innym działalność gospodarcza. Jeżeli usługa wchodzi w zakres działalności gospodarczej to musi być tak opodatkowana – dodaje.
Jeżeli umowa dotyczyłaby czynności stanowiących przedmiot działalności gospodarczej, istnieje też ryzyko powzięcia przez organy podatkowe wątpliwości, czy nie mamy na celu unikania opodatkowania (oprócz niższego podatku dochodowego przedsiębiorca wykazujący niższy przychód z działalności dłużej korzysta ze zwolnienia od VAT). Urząd skarbowy może wówczas żądać od przedsiębiorcy złożenia wyjaśnień.
Działalność gospodarcza i działalność wykonywana osobiście
To, czy dana czynność mieści się w zakresie zarejestrowanej działalności gospodarczej jest często trudne do rozstrzygnięcia. Przepisy stanowią, że działalność gospodarcza oznacza działalność zarobkową wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową, polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły.
Za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
- odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności,
- są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego,
- wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.
Wynika z tego, że decydujące znaczenie ma treść umowy zlecenia lub o dzieło. W praktyce wielu przedsiębiorców podpisuje umowy o dzieło i umowy zlecenia dotyczące zadania wykonywane przez nich w ramach działalności. Wymusza to niejako rynek pracy – zasady określa zwykle podmiot oferujący zatrudnienie. Informację o tym, w jakim przypadku w świetle interpretacji dokonywanych przez urzędników możliwe jest podpisanie umowy zlecenia/dzieła przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą odnaleźć możemy np. odpowiedzi na zapytania indywidualne kierowane przez podatników.
PRZYKŁAD:
Pewien podatnik (przedsiębiorca) prowadzi od kilku lat działalność gospodarczą w zakresie inżynierii i doradztwa technicznego. We wniosku o wpis do działalności gospodarczej wskazane są jeszcze: działalność w zakresie architektury, pozostałe badania i analizy techniczne, pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, gdzie indziej niesklasyfikowana, pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania. Dostał on od uczelni propozycję prowadzenie wykładów na studiach podyplomowych. Uczelnia zawarła z nim umowę zlecenia (prowadzenie wykładów) oraz umowę o dzieło (przygotowanie ćwiczeń). Dyrektor Izby Skarbowej (interpretacja indywidualna z dnia 13.06.2012 r., sygn. IBPBII/1/415-273/12/ASz ) stwierdził, że z umów wynika, że odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat wykonywania umów zlecenia i o dzieło, ponosi zlecający (uczelnia) te czynności, praca na rzecz zlecającego czynności nie jest wykonywana pod jego kierownictwem, czynności są wykonywane w określonym czasie i mogą być wykonane w siedzibie zlecającego lub poza nią. Wykonując te czynności podatnik nie ponosi ryzyka związanego z prowadzoną działalnością, czynności zlecone na podstawie umowy o dzieło i umowy zlecenia wykonał osobiście, a zlecone usługi nie wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej. Tym samym uznał, że nie doszło do naruszenia prawa.
Czy organizacja odpowiada za wybór formy rozliczenia z przedsiębiorcą?
– Przy zawieraniu umów zlecenia istotne jest uzyskanie oświadczenia, z którego będą wynikały dane osobowe podatnika oraz jego oświadczenie, iż nie jest on objęty innym tytułem do ubezpieczeń – odpowiada Rafał Styczyński. – Uzyskanie od zleceniobiorcy (przedsiębiorcy) informacji o ewentualnym dodatkowym źródle utrzymania oraz osiąganym dochodzie jest o tyle istotne, że przy niektórych zbiegach tytułów do ubezpieczeń może mieć to wpływ na obowiązek objęcia ubezpieczeniami ze zlecenia. Przykładem może być tu zawarcie umowy zlecenia z osobą prowadzącą własną działalność czy też podlegające zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę. O zmianie swojej sytuacji ubezpieczeniowej zleceniobiorca powinien poinformować płatnika, jednak gdy tego nie zrobił, zleceniodawca nie jest zwolniony z obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne za okres, gdy umowa zlecenia była jedynym tytułem do ubezpieczeń. Gdy ubezpieczony nie przekazał informacji np. o zawieszeniu działalności, NGO jest zobowiązana zgłosić zleceniobiorcę do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego od dnia, od którego umowa zlecenia stała się dla niego jedynym tytułem do ubezpieczeń. Naturalnie o ile zleceniobiorca nie jest objętym ubezpieczeniem z tytułu innego ubezpieczenia – wyjaśnia.
Co w przypadku zawierania umowy o dzieło z przedsiębiorcą – organizacja może w ogóle nie zostać poinformowana, że zawiera umowę z przedsiębiorcą, ponieważ nie ma obowiązku pobierania takiego oświadczenia. Czy trzeba je pobierać? – W przypadku zawierania umowy o dzieło z przedsiębiorcą zasady odprowadzenia zaliczki są takie same, jednak przy umowie o dzieło, składki ZUS nie są odprowadzane co do zasady – wyjaśnia Rafał Styczyński.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 51, poz. 307 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.)
