Likwidacja stowarzyszenia to pozamykanie wszelkich spraw związanych z działaniami, w tym również kwestii finansowych. To zadanie likwidatora. Co trzeba zrobić, by pokazać to zamknięcie, jeśli organizacja prowadziła UEPIK (księgowość podatkową)?
W procesie likwidacji ważną rolę odgrywają sprawozdania finansowe, które sporządzamy na kolejnych etapach zamykania NGO. Prowadząc uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPIK, lub jak ją czasami nazywamy, księgowość podatkową) nie mamy obowiązku sporządzać sprawozdania finansowego. Nie mamy, bo prowadząc uproszczoną ewidencję zbieramy dane w sposób, który utrudnia sporządzenia sprawozdania. Jak więc poradzić sobie z tym podczas likwidacji?
Likwidacja i zamknięcie spraw finansowych
Likwidując stowarzyszenie zamykamy również jego sprawy finansowe. To jedno z zadań likwidatora w ramach procesu likwidacji. Likwidator zaczyna od “inwentaryzacji” zasobów – czyli tego, co stowarzyszenie ma np. w majątku, w kasie, na koncie, i czego nie ma – czyli jakie ma zobowiązania, długi wobec innych.
Jeśli stowarzyszenie prowadziło pełną księgowość, to sprawa jest prosta – trzeba przygotować sprawozdanie finansowe na dzień otwarcia likwidacji. Sama struktura sprawozdania jest taka sama jest “standardowego” rocznego, tyle że obejmuje ono okres od ostatniego sprawozdania do dnia poprzedzającego dzień podjęcia decyzji (uchwały) o likwidacji.
Mamy zatem:
- bilans z informacjami o aktywach (czyli co organizacja ma – np. pieniądze, w jakiej wysokości i gdzie są przechowywane) i o pasywach (skąd ten majątek jest – np. z zysku z poprzedniego okresu, z jakiegoś zobowiązania, długu)
- rachunek zysków i strat (czyli informacje o tym czy w tym okresie były przychody, a jeśli tak, to skąd, oraz o kosztach – na co wydawaliśmy pieniądze)
- informację dodatkową, w której zamieszczamy słowne wyjaśnienia liczb opisanych w bilansie i rachunku zysków i strat.
Przy pełnej księgowości wszystko to jest ujęte w opisaną strukturę, w tabele, które pomagają w uporządkowaniu finansów. Dlatego w przypadku NGO z pełną księgowością jest to niejako automat. Mam zasady, mam formułę, robimy sprawozdanie – tyle, że obejmuje ono inny okres czasu niż sprawozdanie roczne.
Likwidator stowarzyszenia prowadzącego UEPIK nie korzysta 1 do 1 z formuły opisanej powyżej. Dlaczego? Dlatego, że w ramach uproszczonej księgowości nie robi się sprawozdań finansowych. Nie ma więc “wcześniejszych” informacji, nie ma wzoru, pod który można podstawić dane. W związku z tym, proponujemy przeprowadzenie takiej analizy w OPARCIU o formułę sprawozdania finansowego.
Inaczej mówiąc, wykorzystując wiedzę dotyczącą zawartości sprawozdania finansowego, likwidator, w przygotowanym przez siebie dokumencie (może to być excel, może to być word), zawiera dane o stanie finansów na moment otwarcia likwidacji.
To pierwsza część pracy likwidatora. Inwentaryzacja zrobiona – likwidator ma wiedzę o stanie finansów na moment otwarcia likwidacji.
Kolejny krok to “wyczyszczenie” – “wyzerowanie” stanu posiadania. Likwidator daje ogłoszenie publiczne, wzywając ewentualnych wierzycieli do zgłoszenia się. Jest to uzupełnienie obrazu. Dopiero po tym, mając pełną wiedzę, likwidator może spłacić zobowiązania, pokryć ewentualne koszty związane z likwidacją i przekazać majątek pozostały po likwidacji na rzecz innej organizacji, zgodnie z wolą walnego zebrania członków.
Ostatni krok związany z zamknięciem finansów to zrobienie informacji końcowej, w której likwidator pokazuje, co się wydarzyło od strony finansowej w czasie likwidacji.
I tu znowu organizacje prowadzące pełną księgowość korzystają z formalnej ścieżki przygotowując sprawozdanie finansowe na dzień zakończenia likwidacji. Zakres danych jest dokładnie taki sam jak w sporządzonym wcześniej sprawozdaniu na dzień otwarcia likwidacji, ale obejmuje ono okres od dnia podjęcia uchwały o otwarciu likwidacji do dnia zakończenia likwidacji. Ten dzień zakończenia likwidacji likwidator wyznacza samodzielnie oceniając, że wszystko co było potrzebne do zrobienia w ramach procesu likwidacji zostało zrobione.
A co robi likwidator organizacji prowadzącej UEPIK? Wykorzystuje dokument przygotowany na moment otwarcia likwidacji i – posługując się podobną formułą – wypełnia go danymi (wiedzą o stanie finansów) na dzień zakończenia likwidacji.
Oczywiście w przygotowaniu tej informacji o stanie finansów, czy to formalnego sprawozdania finansowego na dzień otwarcia i na dzień zamknięcia likwidacji, czy też zebrania danych początkowych na dzień otwarcia likwidacji i danych końcowych na dzień zamknięcia, może likwidatorowi pomagać księgowa/księgowy lub zewnętrzne biuro rachunkowe. Ważne, by dokumenty były sporządzane w sposób wymagany przez prawo (np. sprawozdania elektroniczne) i zrozumiały dla likwidatora.
Sprawozdanie likwidatora
Informacja o stanie finansów na dzień zakończenia likwidacji, czy to w postaci sprawozdania finansowego, czy dokumentu o stanie finansów, jest ważnym elementem sprawozdania z pracy likwidatora. Zatem w sprawozdaniu likwidatora warto zrobić taki punkt “finansowe zakończenie działalności stowarzyszenia”. W tym punkcie likwidator opisuje co zrobił i z czego to wynika.
Przykład dla organizacji z pełną księgowością
Zgodnie z przepisami:
- zostały sporządzone rozliczenia CIT i przesłane do urzędu skarbowego.
- sprawozdanie finansowe na dzień otwarcia likwidacji oraz sprawozdanie finansowe na dzień zamknięcia likwidacji zostały sporządzone elektronicznie, podpisane elektronicznie i przekazane elektronicznie do odpowiednich organów. W załączeniu wizualizacja końcowego sprawozdania na dzień zakończenia likwidacji, pokazująca zakończenie spraw finansowych.
Przykład dla organizacji z UEPIK
Zgodnie z przepisami:
- zostały sporządzone rozliczenia CIT i przesłane do urzędu skarbowego
- organizacja prowadząca UEPIK nie sporządza sprawozdania finansowego, zatem likwidator przygotował informacje o stanie finansów na dzień otwarcia likwidacji i na dzień zakończenia likwidacji. Informacja w załączeniu.
Sprawozdanie likwidatora, wraz z opisem stanu finansów i ewentualnymi załącznikami do niego (np. wizualizacja sprawozdania albo dokument o stanie finansów), jest załącznikiem do wniosku o wykreślenie stowarzyszenia z KRS.
Źródło: ngo.pl
